Alles wat CargoLinq kan

Wat is CargoLinq

CargoLinq is een online platform voor pakkettendiensten die zendingen vervoeren naar Suriname, de Antillen en andere bestemmingen overzee. Het platform bestaat uit drie delen die samenwerken op één database. Er is een publieke pagina in de huisstijl van de pakkettendienst waar klanten een zending aanmelden en volgen. Er is een dashboard waarin de pakkettendienst en haar medewerkers alle zendingen beheren. En er is een beheeromgeving waarmee CargoLinq de aangesloten pakkettendiensten beheert. Elke pakkettendienst heeft een eigen, afgeschermde omgeving. Klanten van de ene pakkettendienst zien nooit iets van een andere.

Het doel is simpel: de verzender en de ontvanger staan centraal. Zij weten op elk moment waar het pakket is, wat er gebeurt en wat er van hen wordt verwacht. De pakkettendienst bespaart handwerk omdat aanmelden, vrachtbrieven, labels, berichten en een groot deel van het volgen automatisch gaan.

Uw eigen pagina

Elke pakkettendienst krijgt een eigen pagina op het platform, bijvoorbeeld cargolinq.nl gevolgd door de naam van het bedrijf. De pagina draagt het logo, de kleuren, een eigen foto, de kop en de teksten van de pakkettendienst. Op de pagina staan de tarieven, een prijscalculator, de eerstvolgende sluitingen, de inleverpunten in Nederland, de agentschappen op bestemming, het aanmeldformulier en de volgfunctie. Alles wat een klant nodig heeft staat op één plek.

Heeft de pakkettendienst al een eigen website, dan kan het aanmeldformulier daar in worden gezet met een klein stukje code dat in het dashboard klaarstaat onder Embed op website. De bestaande site blijft dan gewoon zoals hij is en het formulier verschijnt erin alsof het er altijd al stond. Een eigen domeinnaam koppelen, zoals zendingen.uwbedrijf.nl, kan op aanvraag.

Een zending aanmelden

Een klant vult op de publieke pagina het aanmeldformulier in. Dat formulier is de digitale versie van de vrachtbrief zoals veel pakkettendiensten die op papier gebruiken. De klant vult de gegevens van de afzender in, de gegevens van de ontvanger in het land van bestemming, de bestemming, de vervoerswijze (zeevracht of luchtvracht), het doosformaat of het gewicht, de inhoud van de zending met de waarde per regel, en eventuele wensen zoals ophalen aan huis.

Boven het formulier staat een calculator. Daarmee ziet de klant direct de prijs voor een standaarddoos bij zeevracht of voor een gewicht bij luchtvracht. Bij luchtvracht rekent het platform met het hoogste van het echte gewicht en het volumegewicht (lengte maal breedte maal hoogte gedeeld door zesduizend), altijd afgerond naar hele kilo's naar boven, precies zoals in de luchtvracht gebruikelijk is. Bij zeevracht kan de klant ook een afwijkende maat opgeven. De pakkettendienst bepaalt zelf hoe die wordt berekend: als de kleinste passende standaarddoos, als een prijs per kubieke meter, of alleen op aanvraag.

Als er bij de bestemming meerdere agentschappen zijn, kiest de klant zelf waar het pakket naartoe moet. Het platform onthoudt dat per ontvanger en kan een voorkeur uit het klantprofiel voorstellen. De klant kan de zending als breekbaar markeren; er komt dan een opvallende markering met de tekst Breekbaar en Fragile op het label en de vrachtbrief. Ook kan de klant een transportverzekering aanvragen als de pakkettendienst die aanbiedt, en aangeven dat de afhandelings- en bezorgkosten op bestemming alvast in Nederland worden betaald.

Onderaan staat de verklaring die de afzender accepteert, met onder meer dat er geen gevaarlijke goederen in de zending zitten. De tekst van die verklaring komt overeen met de papieren vrachtbrief. Na het aanmelden krijgt de klant direct een zendingnummer op het scherm en per e-mail.

Is de klant ingelogd, dan staan de eigen gegevens al ingevuld en kan de klant een eerdere ontvanger kiezen uit het adresboek. Naam, adres, telefoonnummer, e-mailadres, bestemming en het gekozen agentschap worden dan in één keer ingevuld. Elke nieuwe ontvanger wordt automatisch aan het adresboek toegevoegd.

Vrachtbrief en labels

Van elke aanmelding maakt het platform direct een vrachtbrief als pdf, opgemaakt in de huisstijl van de pakkettendienst en met dezelfde indeling als de papieren versie: afzender, ontvanger, bestemming, het gekozen agentschap, de goederen met waarde, het volume of gewicht, het vrachtbedrag, de verzekering, de kosten op bestemming, de verklaring en ruimte voor handtekeningen en douanebevindingen. De vrachtbrief gaat automatisch per e-mail naar de klant en naar de pakkettendienst. De klant print hem en doet hem bij de zending, of laat hem zien bij het inleveren.

In het dashboard drukt de pakkettendienst voor elke zending labels af, één per collo, op het formaat A6. Op het label staan het logo, de vervoerswijze in grote letters (zeevracht of luchtvracht), het zendingnummer, het collonummer, de ontvanger met adres en telefoonnummer, de afzender, het agentschap waar het pakket wordt afgehaald en een QR-code. Wie de QR-code scant met een gewone telefoon komt op de volgpagina van die zending. Medewerkers en agentschappen scannen dezelfde code om de status bij te werken. Bij een breekbare zending staat onderaan het label een opvallende band met Breekbaar en Fragile.

Volgen en statussen

Iedereen met een zendingnummer kan de zending volgen op de publieke pagina, zonder in te loggen. Uit privacy wordt daar alleen de eerste letter van de naam van de ontvanger getoond. De volgpagina laat een tijdlijn zien met alle stappen, de datum en plaats van elke stap, een korte uitleg bij de huidige status, de verwachte aankomst en het agentschap waar de zending wordt afgehaald.

De stappen zijn deze. Aangemeld: de zending is aangemeld maar nog niet in handen van de pakkettendienst. Opgehaald of ingeleverd: de zending is opgehaald of afgegeven bij een inleverpunt en wacht op de eerstvolgende sluiting. Onderweg: de zending is vertrokken; vanaf dit moment is er een verwachte aankomstdatum. Douanecontrole Nederland: de Nederlandse douane heeft de zending eruit gehaald voor een fysieke controle, wat twee tot drie weken extra kan duren; dit is een zijspoor dat de pakkettendienst alleen gebruikt als het gebeurt. Aangekomen op bestemming: de container of vlucht is er, maar de douane op bestemming heeft de zending nog niet vrijgegeven, afhalen is dus nog niet mogelijk. Vrijgegeven door douane: de douane heeft de zending vrijgegeven en het agentschap maakt hem gereed. Gereed voor afhalen: de zending ligt klaar bij het agentschap. Afgeleverd: de zending is afgehaald of bezorgd. Geannuleerd wordt alleen gebruikt als een zending niet doorgaat.

Het onderscheid tussen aangekomen en vrijgegeven is bewust. Zo ziet een ontvanger precies of het pakket er al is maar nog vastzit bij de douane, of dat het echt kan worden afgehaald. Daarmee verdwijnt de verwarring die vaak ontstaat als een agentschap zegt dat er nog niets binnen is terwijl de container al in het land staat.

Berichten aan verzender en ontvanger

Bij elke stap krijgt de verzender een e-mail, en bij de stappen vanaf vertrek krijgt ook de ontvanger een e-mail. In elk bericht staat de nieuwe status, een korte uitleg van wat dat betekent, de plaats of het agentschap, de verwachte aankomst, een eventuele opmerking van de medewerker en een link om de zending te volgen. De berichten worden verstuurd uit naam van de pakkettendienst, met het eigen antwoordadres, zodat een klant gewoon kan reageren.

Meldt een verzender een zending aan, dan krijgt de ontvanger meteen bericht dat er iets onderweg komt, met het zendingnummer en een uitnodiging om in te loggen. Bevestigt de ontvanger later de ontvangst, dan krijgt de verzender daar direct bericht van. De teksten van alle berichten kan de beheerder van CargoLinq aanpassen, per platform of per pakkettendienst. Elk verstuurd bericht wordt bewaard in een logboek, zodat altijd is terug te vinden wat er wanneer is verstuurd.

Het klantaccount

Verzenders en ontvangers loggen in met een code die zij per e-mail ontvangen. Een wachtwoord is niet nodig. Na het inloggen ziet de klant onder Mijn zendingen twee lijsten: alles wat de klant zelf heeft verstuurd en alles wat naar de klant onderweg is. Verzender en ontvanger zitten dus in hetzelfde soort account en zien allebei dezelfde zending, ieder vanuit de eigen rol.

Bij elke zending staan de tijdlijn, de details, de vrachtbrief en de verwachte aankomst. Een ontvanger kan met één knop bevestigen dat het pakket is ontvangen, eventueel met een opmerking. De verzender en de pakkettendienst krijgen daar direct bericht van, de zending gaat op afgeleverd en eventuele herinneringen stoppen.

Onder Mijn gegevens bewaart de klant naam, telefoonnummer en het eigen adres, die bij een volgende aanmelding al zijn ingevuld, en een voorkeursagentschap op bestemming. Onder Mijn ontvangers staat het adresboek met alle ontvangers naar wie de klant eerder heeft verstuurd, inclusief het agentschap dat toen is gekozen. Een ontvanger kan daar ook worden verwijderd.

Het dashboard van de pakkettendienst

Het dashboard is de werkplek van de pakkettendienst en haar medewerkers. Het overzicht toont het aantal zendingen van deze maand, wat er in behandeling is, wat er nog betaald moet worden, het aantal klanten, de laatste zendingen en de aantallen per status. Daarboven staat, als dat nodig is, een blok Aandacht nodig met zendingen die te laat zijn ten opzichte van de verwachte aankomst, te lang in douanecontrole zitten, na aankomst te lang niet zijn vrijgegeven of te lang klaarliggen zonder afgehaald te worden.

Onder Zendingen staat de volledige lijst, te filteren op status en te doorzoeken op nummer, naam of e-mailadres, met een export naar csv voor Excel. Elke zending heeft een eigen pagina met alle gegevens, het logboek, de labels en de vrachtbrief. Daar zet een medewerker de status om, met een plaats en een opmerking voor de klant, past de prijs aan als er toeslagen bijkomen, registreert de betaling, kiest of wijzigt het agentschap en schrijft interne notities die de klant niet ziet.

Zending aan de balie

Komt een klant langs of belt een klant, dan maakt een medewerker de zending aan onder Zending aan de balie. Alleen de naam van de afzender, de ontvanger en het adres zijn verplicht. Vult de medewerker het e-mailadres van een bekende klant in, dan verschijnen de gegevens van die klant en een keuzelijst met eerdere ontvangers, precies zoals de klant dat zelf op de website heeft. De prijs komt uit de calculator maar mag worden aangepast, en de medewerker kan aangeven dat er al aan de balie is betaald. Ook hier wordt het adresboek van de klant bijgewerkt en gaan de vrachtbrief en de berichten automatisch de deur uit.

Labels scannen

Onder Label scannen opent een medewerker de camera van een telefoon of tablet en richt die op de QR-code op het label. De zending verschijnt direct met de ontvanger, het agentschap en de laatste status. De medewerker kiest de nieuwe status en bevestigt. Er verschijnen alvast de knoppen die op die plek logisch zijn: een inleverpunt ziet vooral Opgehaald of ingeleverd en Onderweg, een agentschap op bestemming ziet Aangekomen, Vrijgegeven door douane, Gereed voor afhalen en Afgeleverd. Wie liever een losse scanner gebruikt die het nummer intypt, of het nummer overtypt, kan dat ook.

Scant iemand het label met de gewone camera-app van de telefoon, dan komt die op de publieke volgpagina. Daar staat onderaan een link voor medewerkers om dezelfde zending in het dashboard te bevestigen.

Manifesten

Een manifest is de lijst van zendingen die samen vertrekken, per sluiting, bestemming en vervoerswijze. Onder Manifesten maakt de pakkettendienst er een aan; het platform stelt de eerstvolgende sluitingsdatum voor en kan alle wachtende zendingen in één keer toevoegen. Zendingen zijn ook toe te voegen door labels te scannen of nummers in te typen. Het manifest toont het aantal zendingen, colli, het volume in liters en kubieke meters, het gewicht en de totale waarde van de inhoud.

Met Afsluiten en mailen gaat de manifest als pdf en als csv naar de verscheper of rederij en naar het agentschap op bestemming. Daarna zet één klik alle zendingen in het manifest tegelijk om: Vertrokken, Aangekomen op bestemming, Vrijgegeven door douane, Bij het agentschap. Bij elke stap krijgen alle betrokken klanten bericht. Het zijspoor Douanecontrole Nederland is er voor een fysieke controle door de douane. Zo hoeft een medewerker nooit meer twintig zendingen los bij te werken.

Wat automatisch gaat

Een deel van het volgen doet het platform zelf, elke ochtend. Afgesloten manifesten waarvan de sluitingsdatum voorbij is gaan automatisch op vertrokken en de zendingen erin op onderweg. Ingeleverde zendingen zonder manifest die voor de laatste sluiting binnen waren gaan ook op onderweg. Zodra een zending vertrekt krijgt hij een verwachte aankomstdatum, berekend uit de doorlooptijd die de pakkettendienst per bestemming en vervoerswijze heeft ingesteld. Die datum staat in de berichten en op de volgpagina, met de opmerking dat het een inschatting is.

Ligt een zending klaar bij het agentschap en is die na een paar dagen nog niet afgehaald of bevestigd, dan krijgt de ontvanger automatisch een herinnering, en vanaf de tweede herinnering ook de afzender. Hoe vaak en hoe lang stelt de pakkettendienst in onder Instellingen. Bevestigt een ontvanger de ontvangst, dan gaat de zending vanzelf op afgeleverd. En het dashboard waarschuwt wanneer een zending te laat is of ergens te lang blijft hangen. Wat wel altijd een mens of een scanner vraagt, is vaststellen dat een pakket fysiek ergens is aangekomen; daarvoor zijn de scanpagina en de manifeststappen.

Douane en kosten op bestemming

Invoerrechten en douanekosten worden op bestemming bepaald door de douane en betaalt de ontvanger altijd ter plekke. Dat staat als vaste uitleg op het formulier, op de vrachtbrief en in de berichten, zodat niemand daar over verrast wordt. De afhandelingskosten en bezorgkosten van het agentschap zijn wel vooraf bekend. De pakkettendienst vult die per bestemming in en de verzender kan er dan voor kiezen om ze in Nederland te betalen. Dat staat op de vrachtbrief en op de manifest, zodat het agentschap weet dat de ontvanger daar niets meer voor hoeft te betalen.

Tarieven, sluitingen en locaties

Onder Tarieven en sluitingen beheert de pakkettendienst alles wat klanten op de publieke pagina zien. Bestemmingen kunnen uit een lijst worden gekozen of zelf worden toegevoegd. Per bestemming staan de zeevrachtprijzen per doosformaat, de luchtvrachtprijs per kilo met een minimumgewicht en de deelfactor voor het volumegewicht, de doorlooptijd in dagen voor zee en lucht, en de afhandelings- en bezorgkosten op bestemming. Toeslagen zoals ophalen aan huis of overgewicht staan apart en verschijnen als informatie bij de klant.

Sluitingen zijn in te stellen als een weekregel (bijvoorbeeld elke maandag, of om de week in de even weken) en als losse datums in een agenda, met een eventuele vertrekdatum. De publieke pagina toont altijd de eerstvolgende sluitingen. Bij Locaties staan de inleverpunten in Nederland en de agentschappen per bestemming, met adres, telefoonnummer, e-mailadres, openingstijden en een opmerking voor klanten. Per locatie is aan te geven of die geldt voor luchtvracht, zeevracht of allebei; klanten zien dan alleen de locaties die bij hun vervoerswijze horen. Voor afwijkende maten bij zeevracht kiest de pakkettendienst de rekenwijze en vult zij zo nodig per bestemming een prijs per kubieke meter in.

Medewerkers en locatie-accounts

Onder Medewerkers nodigt een beheerder collega's uit per e-mail. Zij kiezen via de uitnodiging een wachtwoord en kunnen direct aan de slag. Er zijn twee rollen: een medewerker werkt zendingen en klanten bij, een beheerder mag daarnaast ook de branding, tarieven, sluitingen en het team beheren. Een medewerker kan worden gekoppeld aan een inleverpunt of een agentschap. Zo'n locatie-account ziet alleen de scanpagina en bevestigt daar zendingen uit naam van de pakkettendienst, met de naam van de locatie in het logboek en in de berichten aan de klant. Zo kan een inleverpunt in Nederland of een agent in Suriname meewerken zonder toegang tot de rest van het dashboard.

Klanten en rapportages

Onder Klanten staat het klantenbestand: iedereen die ooit een zending heeft aangemeld, met contactgegevens, het adresboek, het voorkeursagentschap, alle zendingen, de omzet en wat er nog openstaat. Onder Rapportages ziet de pakkettendienst per jaar het aantal zendingen en de omzet per maand, per bestemming, per vervoerswijze en per status, en de tien grootste klanten. Alle zendingen zijn te exporteren naar csv, inclusief manifest, verwachte aankomst en kosten op bestemming.

Profiel, branding en instellingen

Onder Profiel en branding beheert de pakkettendienst de naam, de kop en onderkop van de pagina, het verhaal over het bedrijf, de kleuren, het logo, een eigen foto, de contactgegevens, WhatsApp, website en de bedrijfsgegevens zoals KvK en btw die op de vrachtbrief komen. Onder Instellingen staan het publieke adres, het abonnement, de zendingnummers en de automatisering. Onder Embed op website staat de code voor het formulier op een eigen site.

Beheer door CargoLinq

CargoLinq beheert de aangesloten pakkettendiensten in een aparte beheeromgeving. Daar worden nieuwe pakkettendiensten aangemaakt met een onboardingchecklist, abonnementen en facturen bijgehouden, gebruikers beheerd, berichtsjablonen aangepast, teksten van de website beheerd, landen toegevoegd en logboeken en exports bekeken. Een beheerder kan meekijken in het dashboard van een pakkettendienst om te helpen; dat wordt altijd zichtbaar gemaakt en vastgelegd.

De apps

Er komen twee apps. Een app voor de pakkettendienst, waarin de rol van de gebruiker bepaalt wat er open gaat: een medewerker of locatie scant en werkt statussen bij, een beheerder ziet daarnaast meer beheerfuncties. En een app voor klanten, waarin verzenders en ontvangers hun zendingen volgen, pushberichten krijgen bij elke stap en de ontvangst bevestigen. De apps gebruiken dezelfde gegevens als de website en het dashboard. Tot die tijd werkt alles via de browser, ook op een telefoon.

Veiligheid en privacy

Gegevens zijn per pakkettendienst strikt gescheiden. Klanten zien alleen zendingen die aan hun eigen e-mailadres zijn gekoppeld, en op de publieke volgpagina staan geen volledige namen of adressen. Inloggen gaat voor klanten met een eenmalige code en voor medewerkers met een wachtwoord. Alle verbindingen zijn versleuteld en de gegevens staan binnen de Europese Unie. Wie wil weten welke gegevens worden bewaard en waarom, leest de privacyverklaring. Persoonsgegevens kunnen op verzoek worden ingezien, gecorrigeerd of verwijderd.

Hulp nodig

Komt u er niet uit, mist u iets of wilt u een demo, mail dan naar info@cargolinq.nl. Voor vragen over een specifieke zending neemt u contact op met de pakkettendienst zelf; de contactgegevens staan onderaan de pagina van die pakkettendienst en in elk bericht dat u ontvangt.